Hace algo menos de un mes recibimos un encargo por parte de un cliente. Estaban empezando a verse desbordados por lo que nosotros denominamos HER, un síndrome bastante habitual en las pymes españolas. Se basa en intentar controlar todos los procesos de la empresa mediante Hojas Excel Rebeldes que acaban multiplicandose para todo tipo de usos.

Es evidente la potencia que tiene un software como Excel, pero no es la mejor herramienta para controlar la información de la empresa. La facturación, la rentabilidad, los gastos, pueden gestionarse mediante una hoja de cálculo cuando las entradas son reducidas y no tenemos procesos complejos, en cuanto éstos se complican y pretendemos seguir gestionando la empresa de igual manera aparecen los problemas. Datos repetidos, varias hojas con contenido diferente, dificultad para entender qué hace cada hoja. Es el momento de dar el salto.

Sin embargo las herramientas que pueden servirnos (SAP, Dynamics...) se escapan por completo del presupuesto de la mayor parte de microempresas, por lo que debemos buscar soluciones intermedias. Con ese objetivo hemos estado comprobando diversas opciones y hemos encontrado varias que pueden ser de utilidad.

En primer lugar buscamos un software de facturación online y tras haber instalado varios de ellos nos hemos decidido por BambooInvoice

Bamboo Invoice nos permite ver, modificar, añadir o enviar nuestras facturas desde cualquier lugar del mundo, simplemente teniendo una conexión a Internet. Podemos tener organizados los datos de nuestros clientes, el historial de facturación, los productos y servicios que ofrecemos a un coste muy reducido. El software es de código libre, por lo que el único gasto es el del servidor web (que si tienes un sitio web ya tienes comprado). La instalación es realmente sencilla y la parametrización también. Únicamente requiere un poco más de trabajo el diseño del formato de las facturas (siempre que quieras algo más complejo que lo que viene por defecto), pero, si necesitas ayuda... Aquí estamos nosotros.

También hemos revisado varios CRM (Customer Relationship Management), pero los veremos en otra entrada.